Business Fundament
Für Organisationen, die ihre Wissensbasis zentralisieren wollen.
149 €
/ Monat
Bis zu 15 Teammitglieder
Knowledge Capture: Dokumenten-Upload
Ask Knowa: Chat-Interface
DSGVO-konformes Hosting in Deutschland
1 Vault
Preise, die zu Ihnen passen.
Ein Knowledge Management System, das mit Ihrem Unternehmen wächst.
F.A.Q.
Was ist Knowa und wie unterscheidet es sich von einem Wiki oder einer Wissensdatenbank?
Ein Wiki setzt voraus dass jemand das Wissen aktiv einpflegt und veraltet sobald niemand mehr Zeit dafür hat. Knowa dreht diesen Ansatz um. Wissen wird durch Gespräche, Spracheingaben, Dokumenten-Upload und die automatische Indexierung verbundener Systeme wie Google Drive oder SharePoint erfasst und strukturiert. Mitarbeiter müssen nicht wissen wo etwas liegt – sie stellen eine Frage im Chat und erhalten sofort eine Antwort auf Basis des eigenen Unternehmenswissens. Das System erkennt aktiv wenn Inhalte veralten und fordert zur Aktualisierung auf. Knowa ist kein Ort wo Wissen abgelegt wird es ist der operative Kern von dem aus Mitarbeiter arbeiten.
Wie gelangt Wissen in das System, muss ich alles manuell einpflegen?
Nein. Das ist der zentrale Unterschied zu allen vergleichbaren Tools. Knowa erfasst Wissen auf drei Wegen ohne manuellen Dokumentationsaufwand. Erstens durch den Upload bestehender Dokumente – PDFs, Word-Dateien, Excel-Tabellen die das System automatisch analysiert und strukturiert. Zweitens durch die direkte Verbindung mit Google Drive oder Microsoft 365, alle dort vorhandenen Dokumente werden automatisch indexiert ohne dass etwas übertragen werden muss. Drittens durch geführte Interviews, Knowa stellt gezielte Fragen zu einem Prozess und der Mitarbeiter antwortet in natürlicher Sprache. Das System erstellt daraus automatisch eine strukturierte Dokumentation. Wer möchte kann Prozesse auch einsprechen statt sie zu tippen.
Welche Sprachmodelle nutzt Knowa und wie werden Anfragen verarbeitet?
Knowa setzt nicht auf ein einzelnes Modell sondern auf eine intelligente Orchestrierungsschicht die Anfragen automatisch an das jeweils geeignetste Modell weiterleitet. Aktuell sind OpenAI GPT-4o, Google Gemini und Anthropic Claude integriert. Die Orchestrierung entscheidet je nach Art der Anfrage welches Modell die beste Antwort liefert komplexe Prozessfragen werden anders behandelt als einfache Dokumentenabfragen. Das Ergebnis ist eine höhere Antwortqualität als bei einem Single-Model-Ansatz ohne dass der Nutzer sich damit beschäftigen muss. Alle drei Anbieter garantieren vertraglich dass API-Anfragen nicht für das Training ihrer Modelle genutzt werden. Knowas eigene Orchestrierungsschicht wird ausschließlich auf Basis anonymisierter Nutzungsmetadaten verbessert. Ihre Unternehmensinhalte fließen zu keinem Zeitpunkt in Trainingsprozesse ein.
Wo werden unsere Daten gespeichert und wer hat Zugriff darauf?
Ausschließlich auf Servern in Deutschland. Knowa ist DSGVO-nativ konzipiert, deutsches Hosting ist keine nachträgliche Ergänzung sondern eine architektonische Grundentscheidung. Ihre Daten verlassen zu keinem Zeitpunkt die EU. Zugriff auf Ihre Unternehmensdaten haben ausschließlich die Personen die Sie in Knowa explizit dafür berechtigen. Selbst Knowa Administratoren haben keinen Zugang zu Ihren Inhalten.
Knowa nutzt OpenAI GPT-4o, Google Gemini und Anthropic Claude ausschließlich über deren europäische Cloud-Infrastrukturen – Azure OpenAI Service (EU), Google Cloud Vertex AI (Frankfurt) und AWS Bedrock (Frankfurt). Anfragen werden innerhalb der EU verarbeitet und verlassen Europa nicht. Alle drei Anbieter sind über entsprechende Datenschutzvereinbarungen DSGVO-konform eingebunden.
Für Unternehmen mit den höchsten Datenschutzanforderungen bietet Knowa eine On-Premise-Option bei der alle Komponenten einschließlich der Sprachmodelle in Ihrer eigenen Infrastruktur betrieben werden, keine Daten verlässen Ihr Netzwerk.
Wie funktioniert das Berechtigungssystem?
Jedes Wissenselement in Knowa hat eine Vertraulichkeitsstufe: Öffentlich für alle Mitarbeiter, Intern für bestimmte Rollen oder Abteilungen, Vertraulich für explizit benannte Personen. Das System schlägt beim Einpflegen automatisch eine Kategorie vor, der Verantwortliche bestätigt mit einem Klick. Berechtigungen werden auf mehreren Ebenen vergeben: rollenbasiert nach Abteilung oder Funktion, individuell für einzelne Personen, und temporär für Freelancer oder externe Berater deren Zugang nach einem definierten Datum automatisch ausläuft. Die Berechtigungslogik greift auch bei der Suche, ein Mitarbeiter erhält niemals eine Antwort die auf Inhalten basiert die er nicht sehen darf, auch nicht indirekt durch eine zusammengefasste Antwort.
Ist Knowa für Kanzleien geeignet die besondere Anforderungen an Vertraulichkeit haben?
Ja, und dafür wurde der Kanzlei Modus entwickelt. Mandantendaten werden strukturell auf Datenbankebene isoliert, nicht nur durch Berechtigungen getrennt. Das bedeutet dass die Daten verschiedener Mandate technisch voneinander getrennt sind, nicht nur organisatorisch. Darüber hinaus bietet Knowa Zero Trust Documentation: sensible Dokumente können so markiert werden dass sie für nicht freigegebene Personen vollständig unsichtbar sind. Sie erscheinen in keiner Suchanfrage, tauchen in keiner Übersicht auf und hinterlassen keine Spur. Jeder Zugriff auf solche Dokumente wird lückenlos protokolliert, wer hat welches Dokument wann geöffnet, wie lange gelesen und auf welchen Seiten. Das System erfüllt die Anforderungen des anwaltlichen Berufsgeheimnisses auf technischer Ebene.
Was passiert wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt?
Das ist die Kernidee von Knowa. Wissen das in Köpfen steckt geht verloren wenn Menschen gehen. Wissen das in Knowa erfasst wurde bleibt. Wenn ein Mitarbeiter ausscheidet wird sein Konto deaktiviert, seine Wissensbeiträge bleiben aber vollständig erhalten und einem neuen Owner zugewiesen. Knowa erkennt außerdem aktiv wenn kritisches Wissen nur bei einer einzigen Person liegt und meldet dieses Risiko bevor es zum Problem wird. So wird der Wissenstransfer vom Zufall befreit und zur Systemfunktion.
Wie lange dauert die Einrichtung?
Für Unternehmen die Google Workspace nutzen ist Knowa in unter 30 Minuten einsatzbereit. Die Google Drive Integration verbindet sich per OAuth, alle vorhandenen Dokumente werden automatisch indexiert ohne dass etwas manuell übertragen werden muss. Für Microsoft 365 gilt dasselbe über die Microsoft Graph API. Es ist keine IT-Abteilung erforderlich. Der erste Mitarbeiter kann unmittelbar nach der Verbindung Fragen stellen und Antworten erhalten. Für Unternehmen ohne bestehende Cloud-Infrastruktur begleitet das Knowa-Team die Ersteinrichtung persönlich.